L’importance de conserver vos documents pour vous défendre à l’encontre des autorités fiscales et pour éviter d’être reconnu coupable d’une infraction

Wolters Kluwer Québec

Par Me Julie Gaudreault-Martel, avocate, associée chez BCF avocats d’affaires

Les dispositions qui traitent de la conservation de documents n’ont pas vraiment évolué depuis les dernières années, ni même les politiques administratives qui les complètent. Les dispositions les plus importantes sont les suivantes: article 230 de la Loi de l’impôt sur le revenu («LIR»), les articles 34 et 34.1 de la Loi sur l’administration fiscale («LAF»), l’article 286 de la Loi sur la taxe d’accise («LTA»), l’article 87 de la Loi sur l’assurance-emploi et l’article 24 de la Loi sur le Régime de pension du Canada.

Les législations fiscales fédérale et provinciale prévoient l’obligation de conserver les livres et registres qui permettent d’établir le montant des impôts payables ainsi que les pièces justificatives à l’appui(1).

Le mot «registre» se définit en ces termes:

[…] sont compris parmi les registres les comptes, conventions, livres, graphiques et tableaux, diagrammes, formulaires, images, factures, lettres, cartes, notes, plans, déclarations, états, télégrammes, pièces justificatives et toute autre chose renfermant des renseignements qu’ils soient par écrit ou sous toute autre forme.(2)

Au niveau de la LAF, le mot «registre» comprend: «[…] tout document, quel qu’en soit le support, qui sert à colliger un ensemble d’informations à des fins, notamment, comptables, financières, fiscales ou légales.»(3)

La définition de «registre» semble avoir une portée très large, mais il faut se rappeler que cette même définition réfère uniquement aux seuls livres et registres qui permettent d’établir l’impôt payable. Il ne s’agit donc pas d’une obligation de conserver tout ce qui a été fait.

C’est également ce que confirme la circulaire d’information 78-10R5(4) à son paragraphe 6 où l’on mentionne, sans préciser quels sont les registres qui doivent être tenus, que ceux-ci doivent permettre d’établir le montant des impôts à payer.

La question devient donc celle de savoir quelle information permet d’établir les impôts à payer. Évidemment, le type d’information pourra varier selon le type de transaction ayant créé un impôt payable. À titre d’exemple, il pourrait s’agir des contrats de vente et de transfert d’actifs, d’un rapport d’évaluation qui soutient la juste valeur marchande retenue pour la vente, du registre des procès-verbaux ou de tout autre document permettant d’établir la valeur des actifs.

Les législations fiscales font état de la nécessité de conserver les pièces justificatives qui appuient les registres. La circulaire d’information 78-10R5 précise que les pièces justificatives comprennent:

les factures des ventes, les factures d’achats, les reçus de caisse, les contrats officiels, les reçus de carte de crédit, les bordereaux de livraison, les bordereaux de dépôt, les bons de commande, les bordereaux, les chèques, les relevés bancaires, les déclarations de revenus et la correspondance générale, qu’ils soient écrits ou sous toute autre forme.(5)

Elle stipule aussi qu’il faut conserver les feuilles de travail du comptable qui ont permis d’établir les obligations et droits visant les montants d’impôt à payer et qu’ils doivent être mis à la disposition de l’ARC.(6)

En ce qui a trait à la méthode de conservation, il est entendu que le contribuable peut conserver ces informations sous forme écrite ou toute autre forme.

On précise dans la circulaire d’information 78-10R5, que l’ARC accepte les registres traditionnels sur papier et les registres sur «support électronique intelligible permettant de remonter aux pièces justificatives appropriées et pouvant être lié à un système qui produit des copies papier accessibles et utilisables».

Au niveau provincial, c’est l’article 34 LAF qui exige que le contribuable conserve des registres de ses activités. Cet article mentionne que les documents doivent être tenus «dans la forme appropriée» sans donner plus de précision sur cette forme.

Il y est également mentionné que les documents doivent «être tenus […] le cas échéant, selon les modalités que le ministre détermine et communique à la personne […]». On se rappelle que selon la définition, les registres comprennent tout document quel qu’en soit le support(7).

Au niveau provincial, le bulletin d’interprétation LMR 34-1R1 (par. 3) vient préciser que:

Ainsi, le Ministre reconnaît:

  1. les livres comptables traditionnels sur support papier ou sur support électronique ou informatique accompagnés des pièces justificatives et de tout autre document pertinent;
  2. les registres tenus au moyen d’un support d’information qui peuvent être lus par une machine de traitement automatique des données et être facilement associés aux pièces justificatives ou à tout autre document pertinent. Le système doit être capable de produire des exemplaires accessibles et lisibles;
  3. les registres et pièces justificatives reproduits sur microfilm (y compris les microfiches);
  4. les images électroniques de registres et pièces justificatives.

En ce qui a trait au lieu de conservation, on mentionne que:

les registres, de même que les pièces à l’appui des renseignements qu’ils contiennent, doivent être conservés au lieu d’affaires ou de résidence de la personne ou à tout autre endroit que le Ministre désigne et doivent, à un moment raisonnable, être mis à la disposition du Ministre à des fins de vérification.(8)

Au Canada, on prévoit que les registres doivent:

être conservés au lieu d’affaires ou à la résidence au Canada de la personne ou l’endroit qui a été désigné par le ministre. Ils doivent être mis à la disposition des agents de l’ARC, sur demande et à toute heure normale, aux fins de vérification.(9)

On retient que l’élément important est que les documents doivent être conservés dans le but d’être mis à la disposition des autorités fiscales en cas de vérification.

Qu’en est-il si les documents sont enregistrés ou produits à partir d’un serveur qui est localisé à l’étranger?

Il semble que les registres qui sont conservés à l’extérieur du Canada et auxquels on peut avoir accès par voie électronique à partir du Canada ne sont pas considérés comme des registres au Canada. Il est clair que les contribuables doivent conserver leurs registres à leur lieu d’affaire ou dans leur résidence au Canada, à moins que l’ARC ne donne la permission de les conserver ailleurs. Pour obtenir cette permission, les contribuables doivent en faire la demande par écrit et l’ARC verra à confirmer quelles sont les conditions qui s’appliquent.

Même si l’ARC permet de conserver des registres à l’extérieur du Canada, le contribuable doit les mettre à la disposition de l’ARC au Canada, sur demande. Sinon, il est mentionné que le contribuable doit permettre aux représentants de l’ARC de se rendre dans le pays où les registres sont conservés pour les vérifier, et ce, aux frais de l’entreprise.(10)

Dans l’hypothèse où l’ARC a donné une permission pour que les registres électroniques soient conservés à l’extérieur du Canada, les conditions suivantes seront exigées:

  • l’ARC considère qu’il s’agit de copies conformes;
  • elles sont mises à la disposition des représentants de l’ARC au Canada, dans un format électronique intelligible et utilisable;
  • elles contiennent suffisamment de détails pour appuyer les déclarations de revenus produites auprès de l’ARC.

Si les systèmes sont soutenus par un serveur situé à l’extérieur du Canada, les contribuables doivent pouvoir accéder à ce serveur ou demander de le faire pour fournir les registres électroniques au représentant de l’ARC, sur demande.

En parallèle avec ces obligations de mettre les documents à la disposition de l’ARC, il faut cependant se rappeler que la Charte des droits des contribuables prévoit ce qui suit:

Nous reconnaissons le besoin de réduire au minimum les coûts, le temps et les efforts qui sont requis de votre part pour observer les lois sur l’impôt et les prestations que nous administrons. En même temps, nous devons protéger l’assiette fiscale du Canada en assurant le plus haut niveau possible d’observation des lois fiscales.(11)

Par conséquent, l’ARC devrait, en principe, tenir compte des frais encourus par le contribuable pour satisfaire les demandes raisonnables de l’ARC.

En ce qui a trait à la période de conservation des livres et registres, elle est généralement de six (6) ans suivant la fin de la dernière année à laquelle les livres et registres se rapportent, à moins qu’une période différente ne soit prescrite par règlement.(12)

Cette période de conservation peut être plus longue lorsque le contribuable n’a pas produit de déclaration fiscale, lorsqu’il a fait opposition ou appel ou lorsque les autorités fiscales l’exigent par demande formelle.(13) À l’inverse, l’article 35.6 LAF et le paragraphe 230(8) LIR permettent aux autorités fiscales d’autoriser par écrit un contribuable à se départir de ses documents avant l’expiration de la période de conservation autrement prescrite.

En cas de dissolution d’une société, l’article 5800 du Règlement de l’impôt sur le revenu («RIR») abrège la période de conservation à deux (2) ans après la dissolution de la société pour les registres et livres de comptes et pour certaines autres pièces.

L’omission de conformité aux exigences prévues aux paragraphes 230(4) à (7) LIR, à l’article 5800 RIR, ainsi qu’aux articles 34 et 35 à 35.5 LAF, pourra constituer une infraction et entraîner des poursuites en vertu des articles 238 LIR ou 61.0.0.1 LAF.

Tel que prévu par la LIR et la LAF, la période de conservation des livres et registres aux fins de la LTA est généralement de six (6) ans(14), bien que l’ARC puisse autoriser un contribuable à ne pas respecter cette exigence pour les registres électroniques en vertu du paragraphe 286(3.2) LTA.

Ainsi, l’importance reliée à la conservation adéquate des documents permet au contribuable de contester une décision des autorités fiscales, soit au niveau des oppositions ou des appels, et ainsi démontrer ce qui a permis d’établir l’impôt payable.

De plus en plus, les autorités fiscales n’hésiteront pas à recommander qu’une infraction liée à la conservation des registres soit envoyée aux contribuables délinquants. Nous dressons ici une liste des infractions les plus courantes:

  • défaut de produire sa déclaration malgré une demande à cet effet par voie de mise en demeure (art. 238 LIR);
  • déclaration fausse ou trompeuse ou omission dans une déclaration dans le but d’éviter le paiement de l’impôt et le fait de se soustraire ou de tenter de se soustraire à l’observation de la loi ou du paiement de l’impôt (par. 239 (1) et (2) LIR);
  • omission de faire une déclaration ou un rapport ou de fournir le registre mentionné à l’art. 34(3) (par. 60(1) LAF);
  • chaque omission suite à une demande ou une nouvelle demande (par. 60(2) LAF);
  • contravention aux paragraphes 34(1), (2) et 35 (tenue de livres de comptes) (art. 61 LAF);
  • déclaration fausse ou trompeuse ou omission dans une déclaration dans le but d’éviter le paiement de l’impôt (art.62 LAF);
  • omission de production d’une déclaration fiscale (par. 326(1) LTA);
  • destruction, altération, mutilation ou avoir caché des registres ou des livres de comptes d’un contribuable (s.-al. 327b)(i) LTA);
  • inscriptions fausses ou trompeuses (incluant la connaissance de ce fait) et/ou omission d’inscrire un détail important (y inclut la connaissance) (s.-al. 327b)(ii) LTA);
  • volontairement, de quelque manière, éludé ou tenté d’éluder la loi fiscale (al. 327c) LTA);
  • volontairement, de quelque manière, obtenu ou tenté d’obtenir un remboursement sans y avoir droit (al. 327d) LTA).

Enfin, nous insistons sur le fait que la conservation des documents ne doit pas être prise à la légère, surtout dans un contexte d’autocotisation.

  1. Voir par. 230(1) et 230(4) LIR et art. 34 et 35 LAF.
  2. Par. 248(1) LIR.
  3. Art. 1.0.1 LAF.
  4. ARC, Circulaire d’information 78-10R5, Conservation et destruction des registres comptables, juin 2010.
  5. Id., par. 7.
  6. Id., par. 8.
  7. ARQ, Bulletin d’interprétation LMR 34-1/R1, Conservation et destruction des registres de même que les pièces à l’appui des renseignements qu’ils contiennent, 31 octobre 2001.
  8. Id., par. 8.
  9. ARC, Circulaire d’information 78-10R5, Conservation et destruction des registres comptables, juin 2010, par. 9.
  10. ARC, Guide RC4409, Conservation de registres.
  11. RC17, Charte des droits du contribuable: Pour comprendre vos droits en tant que contribuable, art. 10.
  12. Art. 35.1 et 35.2 LAF; par. 230(4) LIR.
  13. Art. 35.3, 35.4 et 35.5 LAF; par. 230(5), 230(6) et 230(7) LIR.
  14. Par. 286 (3) et (3.1) LTA.

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